Así debes usar una agenda para mejorar tu productividad

La mayoría de nosotros hacemos uso de una agenda para organizar nuestro día a día. “El uso de la agenda proporciona ventajas significativas en la vida diaria al abordar problemas comunes como la procrastinación y la sobrecarga”, señala la psicóloga María Recuenco ÍTACO Psicología. Estos los principales beneficios de usar estas ayudas, según la experta:

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Organización: ayuda a mantener todo organizado y estructurado. Ayudándonos a planificar el día a día.
Recordatorio de eventos: conforme más tareas y eventos se nos acumulan en el día a día, más frecuente es el olvido de alguno de ellos. El uso de agendas o recordatorios nos ayuda a prevenir esto y prepararnos con anticipación.
Gestión del tiempo: una de las dificultades frecuentes que nos encontramos en nuestra rutina de trabajo, es la gestión del tiempo. El uso de una agenda nos ayuda a administrar nuestro tiempo, asignando momentos específicos para tareas y compromisos, pudiendo priorizar lo que es importante y prevenir la procrastinación.
Reducción del estrés: uno de los patrones que más aumentan el estrés son las anticipaciones y pensamientos recurrentes sobre las responsabilidades y tareas que tenemos pendientes. El uso de estas herramientas nos ayuda a tenerlas planificadas por escrito, reduciendo así la sensación de agobio y estrés que proviene de sentirte abrumado por “tener demasiadas cosas por hacer”.
Mejora la productividad: todo lo anterior nos ayuda a mejorar la productividad, ayudando a mantenernos enfocados y completar tareas importantes. Al igual que nos ayuda a tomar de forma adecuada decisiones en nuestro día a día al visualizar nuestros compromisos, tareas o eventos pendientes teniendo en cuenta nuestro tiempo disponible.

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¿Cómo usar bien una agenda?

Para hacer un uso efectivo de la agenda es importante tener en cuenta algunos consejos, señala la especialista en psicología, como por ejemplo:

Establecer prioridades: no todas las tareas pendientes son igual de importantes, es fundamental saber cuales son prioritarias y cuáles secundarias, por lo que tener en nuestra agenda una división de ambas nos puede ayudar para nuestra organización. Nos puede ayudar el uso de colores para ambas tareas, favoreciendo así la visualización rápida y eficaz de estas.
Es importante ser realistas en la planificación de tareas prioritarias, y tener en cuenta siempre los recursos (tiempo) que tenemos para cada demanda (tareas).
Anotar las tareas y organizarlas en nuestra agenda con una antelación suficiente para así organizarnos y evitar problemáticas como la procrastinación o sentirnos abrumados.
Nuestro día a día puede cambiar, pueden aparecer nuevas tareas, imprevistos, etc. por lo que es importante mantener nuestra agenda actualizada.
Esta actualización es conveniente hacerla tras una revisión frecuente, por ejemplo al acabar el día o la semana, según la cantidad de tareas.

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¿Qué tipo de agenda es más adecuada?

El tipo de agenda que utilizamos depende mucho de las preferencias de cada persona.

Agendas físicas: hay personas que prefieren el uso del papel, por tanto podemos utilizar agendas semanales o diarias para planificar nuestro día a día. Los aspectos a tener en cuenta en esta elección son: ¿cuántas tareas diarias encontramos?; ¿Nuestras tareas son más diarias o semanales?; ¿Necesito algún extra en ella que me pueda ayudar en las tareas?; por ejemplo: calendario mensual, horarios, agenda telefónica. Teniendo esto en cuenta podremos escoger la que más nos convenga en cuanto a tamaño, diseño de páginas, extras que puedan incluir, etc.
Agendas digitales: estas agendas nos ofrecen gran cantidad de posibilidades, como la colaboración con otras personas. También nos ofrece un acceso rápido desde diferentes dispositivos. Esta opción es muy conveniente si estamos acostumbrados al trabajo digital, ya que encontramos diferentes aplicaciones para poder adaptar nuestra agenda en función de nuestras necesidades. Algunos ejemplos son: trello, google calendar, todist o microsoft to do.

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¿Cuáles son las secciones esenciales que debería incluir una agenda para un uso más efectivo en la planificación?

Estas secciones dependerán, de las necesidades de cada uno, algunas de las secciones generales serán, como nos explica María Recuenco:

Portada o primera sección informativa, ya que será importante para nuestra organización. Poder ver desde un primer vistazo el momento temporal en el que nos encontramos: año, mes, día…
Calendario: es importante que en cada página o apartado podamos de un vistazo ubicarnos en tiempo: mes, semana, día, etc.
Tras ese vistazo de tiempo y ubicación en el que nos encontramos, es importante dejar espacio suficiente para la organización de tareas prioritarias y secundarias y la franja horaria de cada una de ellas.
En la planificación en este espacio mencionado de tareas prioritarias y secundarias, debemos establecer las metas finales e intermedias de las tareas, especialmente de las más complejas o extendidas en tiempo.
Para disminuir el estrés y agotamiento, también tenemos que dejar espacio para establecer tareas de ocio y tiempo libre.

Agenda de Raquel, Beck

¿Cuáles son los errores comunes al usar una agenda?

El principal error que podemos cometer cuando utilizamos una agenda es sobrecargarla, no tener en cuenta nuestros recursos disponibles para las demandas o tareas. Esto nos lleva a agotamiento, y esta sobrecarga muchas veces es la responsable de que dejemos de utilizarlas.

Para ello lo primero a tener en cuenta es conocer los recursos o tiempo que disponemos, junto a establecer las tareas prioritarias. Es importante identificar las tareas más importantes y asignarles un tiempo específico en la agenda. Si a todo le asignamos la misma importancia, es fácil terminar sin completar las tareas cruciales.

También es importante dejar un tiempo de descanso, y poder prevenir imprevistos y tareas nuevas que puedan surgir, poder organizar nuestro tiempo teniendo en cuenta esto nos puede ayudar a una adecuada planificación.

No ser constante con nuestra agenda es un mal muy común. Si no revisamos la agenda y tareas de forma frecuente, nuestra agenda no estará actualizada, lo que nos puede llevar a una sobrecarga al introducir tareas nuevas.

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¿En qué situaciones no se recomienda utilizar una agenda?

El uso de la agenda nos trae una gran cantidad de beneficios como hemos visto anteriormente, pero para ello es importante usarla de forma adecuada y prevenir los errores frecuentes que hemos comentado.

“En personas muy autoexigentes o inflexibles en la organización, el uso de agenda puede suponer un “arma de doble filo”, ya que si no somos flexibles con su uso se puede convertir en una herramienta de control y perfeccionismo en el día a día aumentando por tanto la inflexibilidad y sobrecarga”, concluye la psicóloga María Recuenco.